Por que a conciliação de dados é importante para a conformidade com a Lei SOX?
16 de janeiro de 2023
O manuseio de uma grande quantidade e variedade de dados financeiros faz parte da rotina de muitas
organizações. Dados importantes sobre fluxos de entrada e saída de dinheiro passam por diferentes
departamentos e cada um tem seu próprio controle. O problema começa no momento do balanço financeiro. Na
maioria das empresas, estas informações não são centralizadas, mas distribuídas em vários arquivos digitais
e documentos físicos. Muitos registros são feitos em planilhas manuais, o que aumenta o risco de erros e
discrepâncias e dificulta a análise e reconciliação de dados para a composição do balanço. O resultado?
Falta de dados seguros e confiáveis sobre o desempenho financeiro da empresa e baixa pontuação nos
relatórios de auditoria.
Para aumentar a precisão e a confiabilidade das informações corporativas nas demonstrações financeiras das
empresas de capital aberto que fazem negócios nos Estados Unidos e proteger os investidores contra fraudes,
foi criada em 2002 a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), que impõe uma série de controles e processos para prevenir ou
detectar problemas nas informações financeiras, garantindo boas práticas de governança corporativa e
compliance.
A conformidade com a Lei SOX exige que as empresas documentem, testem, mantenham e revisem todos os ciclos
que levam a seus relatórios financeiros ou resultados. Para isso, os executivos seniores devem garantir
pessoalmente que os relatórios da empresa estejam em conformidade com as exigências de divulgação da
Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos (SEC) e que existam controles internos adequados para a
divulgação pública. Caso contrário, a empresa pode enfrentar pesadas penalidades e seus executivos
responsabilizados criminalmente.
Além da fácil integração com diversos ERPs, automatizar o processo de conciliação oferece uma série de funcionalidades que facilitam o rastreamento de informações, dados, documentos, registros e discrepâncias de cada conta listada na conciliação. Isso garante a transparência do processo e certifica que as contas foram verificadas de ponta a ponta.
Simetrik é uma solução no-code/low-code altamente flexível que permite personalizar e automatizar
os processos de conciliação financeira de ponta a ponta, em uma estrutura de big data que suporta um grande
volume de dados e garante o controle de riscos operacionais, de conformidade e de compliance.
Para manter a conformidade com a SOX durante a conciliação financeira, Simetrik oferece:
A certificação e atestação das contas do balanço é realizada em múltiplos níveis de aprovação. Na conformidade com a Lei SOX, é preciso demonstrar a capacidade de registrar, processar, resumir e comunicar dados financeiros. Simetrik permite maior visibilidade do andamento da certificação das contas e também destaca os responsáveis por cada etapa do relatório financeiro.
Para manter a conformidade com a Lei SOX, os dados financeiros devem estar bem protegidos contra adulteração, falsificação e destruição de registros. Simetrik oferece diversas garantias em controle de acesso, recuperação após desastres e proteção da integridade dos dados. E, além de seguir as melhores práticas para proteger os dados dos clientes, Simetrik conta com altos padrões de segurança, preservando a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.
Para evitar erros e imprecisões nos relatórios financeiros, os controles SOX exigem a segregação de funções na preparação, revisão, aprovação e auditoria das contas do balanço. Em outras palavras: um funcionário que tem acesso a um nível de informação não pode ter acesso a outro. É por isso que Simetrik oferece estações de trabalho e controles de acesso separados para cada usuário, e as autorizações para visualizar ou editar dados de conciliação podem ser configuradas ou restritas em relação a uma conta, um grupo específico de contas ou determinadas transações. Durante as auditorias, esse mapa de acesso fica disponível para eventuais consultas.
A SOX exige uma acurácia mínima de 95% nos processos de conciliação, o que torna a automação indispensável. Simetrik é flexível e personalizável, adaptável a cada caso de uso e permite configurar fluxos de trabalho, cronogramas de certificação de contas e importação de dados. As atualizações de saldo podem ser feitas em tempo real, sem intervenção humana, atrasos e erros manuais.
Com Simetrik, os saldos das contas podem ser visualizados e explicados em detalhes, com a exibição do histórico de transações. Além disso, o comprovante do saldo da conta é anexado à conta certificada, mostrando que a conta foi completamente revisada e seu saldo devidamente verificado antes da certificação.
Toda ação ou processo executado na Simetrik é registrado com data e hora dentro do sistema - tais como alterações feitas pelos usuários, upload de arquivos ou mudanças de status de um registro. A plataforma tem capacidade de armazenamento significativa, permitindo que informações históricas sejam consultadas para fins de auditoria.
Convidamos você a descobrir todas as vantagens que sua organização pode obter ao automatizar suas conciliações financeiras com o SaaS da Simetrik.
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