Proteja a reputação e a estabilidade financeira de sua empresa gerenciando estornos, reembolsos e anulações Junho de 2023
As transações com cartões de crédito e débito podem apresentar diferentes modificações, como estornos, reembolsos e anulações (esses dois últimos também são chamados de modificações), o que implica um investimento significativo de recursos para seu gerenciamento, afetando a lucratividade e a reputação das empresas. Analisaremos os efeitos dessas situações e mostraremos como a Simetrik se torna a aliada perfeita das empresas para minimizar seu impacto. Estornos O processo de chargeback normalmente começa quando um cliente ou titular do cartão apresenta uma reclamação à sua instituição financeira, conhecida como emissor, solicitando um reembolso por uma transação que não reconhece ou não autoriza. Pode haver vários motivos para essas discrepâncias, inclusive erros de faturamento, atividades fraudulentas ou casos em que o cliente contesta a realização da transação e solicita um reembolso. Diferentes partes estão envolvidas no processo de estorno: O consumidor ou titular do cartão que faz compras com um cartão de crédito ou débito. O negócio ou comerciante no qual a compra de um produto ou serviço é realizada. O emissor do cartão usado na transação e que é responsável por representar o consumidor ao iniciar um estorno. O adquirente que processa os pagamentos do comerciante e representa sua parte no processo. A rede internacional ou doméstica que, em alguns países, atua como intermediária entre emissores e adquirentes. A solução de um chargeback é um processo longo e complicado que leva a perdas significativas para os comerciantes ou agregadores porque, se a decisão favorecer o cliente, eles deverão pagar pelo produto ou serviço que causou a disputa e arcar com as taxas administrativas associadas ao seu gerenciamento. Reembolsos Um reembolso é uma transação financeira que envolve a reversão de uma cobrança e o reembolso ao comprador pelo produto ou serviço adquirido. O valor reembolsado geralmente é devolvido ao método de pagamento original e refletido na conta bancária ou no extrato do cartão de crédito do cliente. O comprador deve atender aos critérios da política de devolução do comerciante para iniciar um reembolso. O comerciante ou agregador geralmente gerencia o processo de reembolso por meio do adquirente. A má administração dos reembolsos pode afetar significativamente a reputação da empresa. Além disso, o gerenciamento dessa mudança exige um investimento substancial em recursos administrativos, o que pode afetar as margens de lucro da empresa. Anulações As anulações ocorrem quando um comprador cancela um pedido antes de um tempo específico, que pode variar dependendo das políticas do comerciante e do comprador e do método de pagamento usado. Nesse caso, o comerciante não recebe o pagamento, portanto, não há necessidade de reembolso. A complexidade da reconciliação dessas modificações transacionais É importante analisar por que os estornos, reembolsos e anulações são tão complexos de gerenciar e reconciliar no nível contábil: Isso é muito complexo se o comerciante processar um grande volume de transações, mantendo um registro preciso de cada uma delas. Cada método de pagamento tem seu próprio processo de reconciliação, o que torna mais difícil manter um registro consolidado de todas as transações. Os valores das transações podem ser diferentes devido aos encargos associados ao gerenciamento dessas modificações. Além disso, manter um registro preciso de quanto dinheiro foi movimentado em uma transação é ainda mais complexo, dependendo se a devolução é parcial ou total. Como gerenciar com eficiência essas situações? Para reconciliar transações com modificações, como estornos, reembolsos ou anulações, é fundamental manter um registro detalhado, incluindo valores, informações do cliente e o método de pagamento usado. Automatizar o processo de reconciliação economiza tempo e reduz significativamente o risco de erros. Isso ajudará a identificar rapidamente quaisquer inconsistências que precisem ser reconciliadas e permitirá a visibilidade desses desenvolvimentos transacionais. A Simetrik é uma excelente aliada na minimização do impacto dessas transações nas empresas. Nosso software de automação financeira oferece uma solução tecnológica no-code/low-code robusta e flexível que permite às equipes de contabilidade e finanças gerenciar adequadamente essas modificações e qualquer tipo de transação. No Simetrik, depois que as regras de reconciliação são configuradas, as informações transacionais são permanentemente atualizadas, proporcionando rastreabilidade e controle sobre um grande volume de dados que, se a tecnologia adequada não estiver disponível, é muito fácil perder a visibilidade, aumentando a probabilidade de cometer erros que provocariam vazamentos significativos de dinheiro A seguinte postagem do blog falará mais sobre essas situações transacionais e sobre como o Simetrik é o aliado ideal para que organizações de todos os setores as gerenciem com eficiência.