¿Por qué es importante conciliar los datos para cumplir con la Ley SOX?
Enero 16, 2023
Manejar una gran cantidad y variedad de datos financieros es parte de la rutina de muchas empresas. La
información importante sobre las entradas y salidas de efectivo circula por diferentes departamentos y cada
uno tiene su propio control. El problema comienza en el momento del balance financiero. En la mayoría de las
empresas, esta información no está centralizada, sino distribuida en varios archivos digitales y documentos
físicos. Muchos registros se realizan en hojas de cálculo manuales, lo que aumenta el riesgo de errores y
discrepancias y dificulta el análisis y conciliación de datos para la composición de balances. ¿El
resultado? Falta de datos seguros y confiables sobre el desempeño financiero de la empresa y bajas
puntuaciones en los informes de auditoría.
Para aumentar la exactitud y fiabilidad de la información corporativa en los balances financieros de las
empresas que cotizan en bolsa y hacen negocios en Estados Unidos, y proteger a los inversores del fraude, se
creó en 2002 la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), que impone una serie de controles y procesos para prevenir o
detectar problemas en la información financiera, garantizando el buen gobierno corporativo y las prácticas
de cumplimiento.
El cumplimiento de la Ley SOX requiere que las empresas documenten, prueben, mantengan y revisen todos los
ciclos que conducen a sus informes o resultados financieros. Para ello, los altos ejecutivos deben
asegurarse personalmente de que los informes de la empresa cumplen con los requisitos de divulgación de la
Comisión de Valores de Estados Unidos (SEC) y de que existan controles internos adecuados para la
divulgación pública. De lo contrario, la empresa puede enfrentarse a elevadas sanciones y los directivos
pueden ser considerados responsables penalmente.
Para cumplir con la Ley SOX, no basta con tener información contable precisa. Es necesario
acreditar todos los procesos y procedimientos para llegar al resultado obtenido. En este escenario, las
soluciones para automatizar el proceso de conciliación son una pieza fundamental, ya que centralizan la
información en un único lugar y aseguran el seguimiento de todos los datos ingresados al sistema, desde el
primero hasta el último paso de revisión.
Además de integrarse fácilmente con varios ERP, automatizar el proceso de conciliación ofrece una serie de
funcionalidades que facilitan el seguimiento de información, datos, documentos, registros y divergencias de
cada cuenta indicada en la conciliación. Esto asegura la transparencia del proceso y certifica que las
cuentas han sido verificadas de extremo a extremo.
Simetrik es una solución no-code/low-code de alta flexibilidad, que permite personalizar y automatizar los procesos de conciliación financiera de extremo a extremo, en una estructura de big data que soporta un gran volumen de datos y garantiza el control de posibles riesgos operativos, reputacionales y de compliance.
La certificación y atestiguación de las cuentas del balance se realiza en múltiples niveles de aprobación. En el cumplimiento de la Ley SOX, hay que demostrar la capacidad de registrar, procesar, resumir y comunicar los datos financieros. Simetrik permite una mayor visibilidad del progreso de certificación de las cuentas y también destaca quién ha sido el responsable de cada etapa de la información financiera.
Para mantener el cumplimiento de la Ley SOX, se debe demostrar que los datos financieros están bien protegidos contra la manipulación, falsificación y destrucción de registros. Simetrik ofrece controles en cuanto a accesos, recuperación ante desastres y protección de los datos y además de seguir las mejores prácticas para proteger los datos de los clientes, Simetrik cuenta con altos estándares de seguridad preservando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Para evitar errores e inexactitudes en los informes financieros, los controles de la Ley SOX exigen la segregación de funciones en la preparación, revisión, aprobación y auditoría de las cuentas del balance. En otras palabras: un empleado que tiene acceso a un nivel de información no puede tener acceso a otro. Por eso, Simetrik ofrece estaciones de trabajo y controles de acceso separados para cada usuario, y las autorizaciones para ver o editar los datos de conciliación pueden configurarse o restringirse con respecto a una cuenta, un grupo de cuentas específico o determinadas transacciones. Incluso es posible presentar este mapa de acceso durante las auditorías.
La Ley SOX exige una precisión mínima del 95% en los procesos de conciliación, lo que hace indispensable la automatización. Simetrik es flexible y personalizable, adaptable a cada caso de uso, y permite configurar los flujos de trabajo, los calendarios de certificación de cuentas y la importación de datos. Las actualizaciones de los balances pueden realizarse en tiempo real, sin intervención humana, retrasos y errores manuales.
Con Simetrik, los saldos de las cuentas pueden verse y explicarse en detalle, con la visualización del historial de transacciones. Además, se adjuntan a la cuenta certificada los comprobantes del saldo de la cuenta, lo que demuestra que la cuenta ha sido revisada a fondo y su saldo debidamente verificado antes de la certificación.
Toda acción o proceso que se ejecute en Simetrik se registra con fecha y hora dentro del sistema - como por ejemplo los cambios que hacen los usuarios en la herramienta, la carga de archivos o los cambios de estado de un registro. La plataforma cuenta con una importante capacidad de almacenamiento, lo que permite la consulta histórica de información con fines de auditoría.
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