Gestiona eficientemente contracargos, reembolsos y cancelaciones. Protege la reputación y la estabilidad financiera de tu empresa

Las transacciones con tarjeta de crédito o débito pueden presentar distintas novedades como contracargos, reembolsos y cancelaciones (estas últimas dos también llamadas modificaciones), que implican una gran inversión de recursos para su gestión, afectando la rentabilidad y reputación de los negocios.

A continuación, analizamos los efectos de estas situaciones y te contamos cómo Simetrik se convierte en el aliado de las empresas para minimizar su impacto.

Contracargos

El contracargo o chargeback inicia con el reclamo de un cliente o tarjetahabiente a través de un emisor, que en general es una entidad financiera, para buscar el reintegro del dinero por una transacción que no reconoce o que no autorizó.

Estas novedades transaccionales ocurren por diferentes razones como errores en la facturación, fraude, o situaciones en las que el cliente niega haber realizado la transacción e inicia la disputa para recibir el dinero de vuelta.

En el proceso de contracargo intervienen distintas partes: :

El consumidor o tarjetahabiente, que hace la compra con tarjeta de crédito o débito.
El comercio en el que se lleva a cabo la compra de un producto o servicio.
El emisor de la tarjeta utilizada en la transacción y que se encarga de representar al consumidor cuando inicia un contracargo.
El adquirente, que procesa los pagos del comercio y lo representa en este proceso.
El esquema o red, que puede ser doméstico o internacional y en algunos países funciona como intermediario entre emisores y adquirentes. Además, puede ejercer el papel de juez para resolver las disputas cuando no hay un acuerdo entre las partes.

Solucionar un contracargo es un proceso largo y complejo que representa importantes pérdidas para el comercio o agregador, pues, en caso de que la decisión favorezca al consumidor, debe asumir el pago del producto o servicio por el que se generó la disputa y hacerse cargo de las tarifas administrativas de su gestión.

Reembolsos

Un reembolso es una modificación de una transacción que se realiza cuando un cargo es revertido y el pago por un producto o servicio se devuelve al comprador. El dinero del reembolso se verá reflejado en la cuenta bancaria del cliente o en el extracto de su tarjeta de crédito.

Estos se hacen efectivos si la solicitud cumple con alguno de los motivos incluidos en la política de devoluciones del comercio. La cantidad reembolsada, en la mayoría de casos, se devuelve en el mismo medio de pago con el que se realizó la compra. Habitualmente, este tipo de transacciones se inician en el comercio o agregador, que la gestiona a través del adquirente.

Este tipo de novedad en las transacciones tiene impactos negativos en la reputación de la compañía, sobretodo si no gestiona correctamente este tipo de situaciones.. Además, su gestión requiere de una gran inversión en temas administrativos, lo que puede afectar el margen de ganancias.

Cancelaciones

Estas ocurren cuando un comprador cancela un pedido antes de un tiempo determinado, el cual puede variar dependiendo de las políticas del comercio y del adquirente y, además, del método de pago utilizado. En este caso, el comercio no recibe el pago y no hay necesidad de un reembolso.

La complejidad de conciliar estas novedades en la contabilidad

Ya teniendo claro de qué estamos hablando, es importante analizar por qué los contracargos, los reembolsos y las cancelaciones son novedades complejas de gestionar y conciliar a nivel contable:

Si el comercio procesa un gran volumen de transacciones, es muy complejo llevar un registro preciso de cada una de ellas.
Cada método de pago tiene su propio proceso de conciliación, lo que hace más difícil llevar un registro consolidado de todas las transacciones.
Los montos de las transacciones pueden ser diferentes debido a los cargos asociados a la gestión de estas novedades. Además, dependiendo de si la devolución es parcial o total, es aún más complejo llevar un registro preciso de cuánto dinero se ha movido en una transacción.

¿Cómo gestionar eficientemente estas situaciones?

Para conciliar de manera efectiva las transacciones que presentan novedades como contracargos, reembolsos o cancelaciones, es importante mantener un registro detallado, incluyendo los montos, la información del cliente y el método de pago utilizado.

La automatización del proceso de conciliación ahorra tiempo y reduce significativamente el riesgo de cometer errores. Esto ayudará a identificar rápidamente cualquier inconsistencia que deba ser reconciliada y permitirá tener visibilidad de estas novedades transaccionales.

Simetrik es un gran aliado para minimizar el impacto que estas transacciones pueden tener en las compañías. Su software para la automatización financiera proporciona una solución tecnológica no-code/low-code, robusta y flexible que permite a los equipos contables y financieros gestionar adecuadamente estas novedades y cualquier tipo de transacción.

En Simetrik, una vez configuradas las reglas de conciliación, la información transaccional se actualiza permanentemente, brindando trazabilidad y control sobre un alto volumen de datos ante los cuales, si no se cuenta con la tecnología adecuada, es muy fácil perder visibilidad, aumentando la probabilidad de cometer errores que desencadenarían grandes fugas de dinero.